XRechnung erstellen, öffnen und prüfen

XRechnung muss nicht kompliziert sein

Eine XRechnung ist technisch eine strukturierte elektronische Rechnung. Für Anwender sollte sie sich trotzdem wie eine normale Rechnung anfühlen.

RechnungDesk übernimmt deshalb die technische Struktur im Hintergrund und zeigt Ihnen eine verständliche Oberfläche.

Sie erstellen Ihre Rechnung wie gewohnt – RechnungDesk erzeugt daraus die strukturierte Ausgabe.

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat.

Die Rechnungsinformationen sind maschinenlesbar gespeichert und können von kompatiblen Systemen automatisch verarbeitet werden.

Das ist ein wichtiger Unterschied zu einer klassischen PDF-Rechnung, bei der die Informationen hauptsächlich für Menschen dargestellt werden.

XRechnung erstellen

In RechnungDesk legen Sie zunächst eine normale Rechnung an.

Sie erfassen beispielsweise:

• Kunde
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum
• Positionen
• Menge
• Einheit
• Preis
• Steuer
• Zahlungsbedingungen
• Bankdaten

Anschließend wählen Sie XRechnung als Ausgabeformat.

RechnungDesk überführt die vorhandenen Rechnungsdaten in die benötigte strukturierte Form.

XRechnung vor dem Export prüfen

Vor dem Export sollte die Rechnung validiert werden.

RechnungDesk kann fehlende oder inkonsistente Felder anzeigen, bevor Sie die Datei an Ihren Kunden senden.

Beispiel:

XRechnung prüfen

✓ Verkäuferdaten vollständig
✓ Rechnungsnummer vorhanden
✓ Steuerinformationen vorhanden
⚠ Käuferreferenz prüfen
✕ IBAN fehlt

Dadurch werden technische Fehler sichtbar, bevor der Empfänger die Rechnung ablehnt.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID wird insbesondere im öffentlichen Rechnungsverkehr verwendet, um einen Rechnungsempfänger beziehungsweise eine konkrete Stelle eindeutig zu adressieren.

Nicht jede Rechnung benötigt dieselbe Art von Käuferreferenz.

RechnungDesk speichert solche Informationen deshalb beim Kunden und übernimmt sie bei Bedarf automatisch in die XRechnung.

XRechnung XML öffnen

Eine XRechnung kann als XML-Datei vorliegen.

Das bedeutet nicht, dass Sie selbst XML-Code lesen müssen.

RechnungDesk interpretiert die strukturierten Felder und zeigt daraus eine lesbare Rechnung mit:

• Lieferant
• Kunde
• Rechnungsnummer
• Datum
• Positionen
• Steuer
• Gesamtbetrag
• Zahlungsinformationen

Sie können weiterhin auf die Original-XML-Datei zugreifen.

XRechnung als Eingangsrechnung übernehmen

Erhalten Sie von einem Lieferanten eine XRechnung, können die strukturierten Informationen für Ihre Buchhaltung genutzt werden.

Workflow:

1. XML-Datei importieren.
2. Lieferant zuordnen.
3. Rechnungsdaten prüfen.
4. Steuer/Konto prüfen.
5. Als Eingangsrechnung übernehmen.
6. Originaldatei verknüpfen.

Das reduziert manuelle Eingaben.

XRechnung lokal archivieren

RechnungDesk speichert die Originaldatei zusammen mit dem Vorgang.

Damit bleiben die empfangenen strukturierten Daten erhalten.

Eine Vorschau oder interne Darstellung ersetzt nicht die Originaldatei, sondern ergänzt sie.

XRechnung für Windows und Mac

RechnungDesk verarbeitet XRechnungen direkt in der Desktop-Anwendung.

Es ist kein Browser-Portal erforderlich.

Dadurch können Sie XRechnungen auch in einer lokalen Arbeitsumgebung verwalten.

Rechnungsprogramm Windows
Rechnungsprogramm Mac

Häufige Fragen zur XRechnung

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Sie erfassen die Rechnungsdaten in einer Software, die das strukturierte XRechnungsformat unterstützt, validieren die Pflichtangaben und exportieren anschließend die XML-Datei.

Kann ich eine XRechnung einfach in Word erstellen?

Word kann eine normale Rechnung gestalten, erzeugt aber nicht automatisch die benötigte strukturierte XRechnungsdatei.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Mit einem XRechnungs-Viewer beziehungsweise einer kompatiblen Rechnungssoftware. RechnungDesk stellt die XML-Daten in einer lesbaren Ansicht dar.

Kann ich eine XRechnung prüfen?

Ja. RechnungDesk ist für eine Validierung vor dem Export und für die Prüfung eingehender XRechnungen ausgelegt.

Ist eine XRechnung ein PDF?

Nein. Eine XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat. Andere E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD können zusätzlich eine PDF-Darstellung enthalten.

Was passiert, wenn Pflichtfelder fehlen?

RechnungDesk zeigt die betroffenen Felder vor dem Export an, damit sie korrigiert werden können.

XRechnung erstellen, ohne XML verstehen zu müssen

Rechnung schreiben, prüfen und als strukturierte XRechnung ausgeben.

Offizielle Quellen

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html