E-Rechnung erstellen, empfangen und prüfen

E-Rechnung ohne separates Online-Portal

Mit RechnungDesk können Sie strukturierte E-Rechnungen erstellen, öffnen, prüfen und direkt in Ihre Buchhaltung übernehmen.

Die Verarbeitung erfolgt in Ihrer Desktop-Anwendung auf Windows oder Mac. Sie benötigen dafür kein separates Cloud-Portal.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach nur eine Rechnung, die per E-Mail als PDF verschickt wird.

Bei einer E-Rechnung liegen die Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format vor, das von Software automatisch verarbeitet werden kann.

In Deutschland spielen insbesondere zwei Formate eine wichtige Rolle:

• XRechnung
• ZUGFeRD

Bei ZUGFeRD kann ein menschenlesbares PDF mit strukturierten Rechnungsdaten kombiniert werden.

Eine XRechnung besteht dagegen typischerweise aus strukturierten XML-Daten und wird durch geeignete Software verständlich dargestellt.

E-Rechnungspflicht: Was gilt aktuell?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen.

Unternehmen müssen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, soweit die gesetzlichen Regelungen auf den jeweiligen Umsatz Anwendung finden.

Für die Ausstellung bestehen Übergangsregelungen und Ausnahmen.

RechnungDesk sollte deshalb nicht mit pauschalen Aussagen wie „Jeder muss ab sofort jede Rechnung als XRechnung senden“ arbeiten.

Die gesetzlichen Anforderungen hängen unter anderem vom Geschäftsvorgang, Unternehmenstyp und den geltenden Übergangsregelungen ab.

Stand dieser Seite: 2026. Bei steuerlichen Zweifelsfragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.

[Source link for website: Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur E-Rechnung]

XRechnung und ZUGFeRD in einer Anwendung

RechnungDesk verwendet ein gemeinsames Rechnungsmodell.

Sie erfassen Ihre Rechnung einmal und können anschließend das passende Ausgabeformat wählen.

Beispiel:

Rechnung erfassen → prüfen → PDF / ZUGFeRD / XRechnung

Dadurch müssen Sie dieselben Rechnungsdaten nicht mehrfach pflegen.

E-Rechnung erstellen

Beim Erstellen einer strukturierten E-Rechnung prüft RechnungDesk die benötigten Informationen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Verkäufer
• Käufer
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungsinformationen
• Positionen
• Mengen
• Preise
• Steuerinformationen
• Zahlungsinformationen
• Bankverbindung
• Käuferreferenz, wenn erforderlich

Fehlen wichtige Daten, erhalten Sie eine verständliche Meldung.

Fehler vor dem Versand erkennen

Eine E-Rechnung ist nur hilfreich, wenn das Zielsystem sie auch verarbeiten kann.

Deshalb zeigt RechnungDesk Validierungsfehler möglichst konkret.

Beispiel:

XRechnung prüfen – 2 Fehler

BT-10 · Käuferreferenz
Leitweg-ID fehlt – im Kunden ergänzen

BT-84 · IBAN
Bankverbindung für „Überweisung“ fehlt

Statt einer Meldung wie „XML ungültig“ erfahren Sie, wo das Problem liegt und was Sie ändern können.

E-Rechnung empfangen

Lieferanten können Ihnen beispielsweise eine XRechnung als XML-Datei oder eine ZUGFeRD-Rechnung senden.

Sie ziehen die Datei in RechnungDesk oder öffnen sie über den Import.

Das Programm zeigt die enthaltenen Informationen in einer normalen Rechnungsansicht.

Sie müssen XML-Dateien nicht manuell lesen.

Eingehende E-Rechnung direkt übernehmen

Aus einer eingehenden E-Rechnung kann RechnungDesk einen Buchhaltungsvorgang vorbereiten.

Beispiel:

Datei importieren → Lieferant prüfen → Rechnungsdaten prüfen → Eingangsrechnung erstellen → Beleg verknüpfen → buchen

Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Dateneingabe.

Originaldatei lokal archivieren

Die ursprüngliche E-Rechnungsdatei bleibt erhalten.

RechnungDesk speichert das Original zusammen mit Metadaten und der Verknüpfung zum Geschäftsvorgang.

So bleiben strukturierte Originaldaten und die interne Darstellung getrennt nachvollziehbar.

Kein spezielles E-Rechnungs-Postfach erforderlich

Ein spezielles kostenpflichtiges E-Rechnungsportal ist nicht grundsätzlich erforderlich, nur um eine E-Rechnung empfangen zu können.

Unternehmen können E-Rechnungen beispielsweise über vereinbarte elektronische Übertragungswege erhalten.

RechnungDesk konzentriert sich auf die lokale Verarbeitung, Prüfung und Archivierung der Datei.

Optionale Netzwerk- oder Peppol-Dienste können später ergänzt werden, ohne die lokale Grundfunktion vorauszusetzen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Ist eine normale PDF-Datei eine E-Rechnung?

Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten erfüllt die Definition einer strukturierten E-Rechnung grundsätzlich nicht allein deshalb, weil sie elektronisch verschickt wird.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. ZUGFeRD kombiniert je nach Profil strukturierte Rechnungsdaten mit einer PDF-Darstellung.

Kann ich eine E-Rechnung ohne Cloud erstellen?

Ja. Die technischen Rechnungsdaten können lokal erzeugt und validiert werden. RechnungDesk ist genau für diesen Desktop-Workflow konzipiert.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Für viele inländische Unternehmen gelten seit 2025 entsprechende Empfangsanforderungen. Ausnahmen und Sonderfälle bestehen. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen.

Können Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Kleinunternehmer zählen grundsätzlich zu den Unternehmern. Auch wenn für die Ausstellung eigener E-Rechnungen besondere Ausnahmen gelten können, ist die Empfangsfähigkeit weiterhin relevant.

Kann RechnungDesk XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten?

Ja. Beide Formate gehören zum Kernkonzept der E-Rechnungsfunktionen.

E-Rechnung ohne Cloud-Zwang

XRechnung und ZUGFeRD erstellen, öffnen, prüfen und lokal verwalten.

Offizielle Quellen

Bundesministerium der Finanzen — FAQ zur Einführung der E-Rechnung:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html