Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer

Einfach Rechnungen schreiben – ohne unnötige Komplexität

Als Kleinunternehmer brauchen Sie keine überladene ERP-Software.

Sie benötigen vor allem einen übersichtlichen Ablauf für Kunden, Angebote, Rechnungen, Belege, Zahlungen und Ihre steuerlichen Unterlagen.

RechnungDesk bündelt diese Aufgaben in einer lokalen Desktop-Anwendung für Windows und Mac.

Kleinunternehmer-Modus

RechnungDesk kann für Unternehmen eingerichtet werden, die die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Dabei sollte die Software die steuerliche Behandlung zentral steuern, damit Sie nicht bei jeder Rechnung dieselben Einstellungen erneut vornehmen müssen.

Wichtige Punkte:

• keine reguläre Umsatzsteuerberechnung auf Umsätze, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen
• passende Rechnungsdarstellung
• konfigurierbarer Hinweistext
• konsistente Buchhaltung
• Wechsel zur Regelbesteuerung abbildbar

Die steuerlichen Regeln können sich ändern. Deshalb sollten rechtliche Texte und Schwellenwerte nicht dauerhaft im Programm fest verdrahtet werden.

Aktuelle Grenzen der Kleinunternehmerregelung

Seit der Neuregelung ab 2025 gelten für die deutsche Kleinunternehmerregelung neue Umsatzgrenzen.

Nach aktuellem Stand gilt grundsätzlich:

• Vorjahr: Gesamtumsatz darf 25.000 Euro nicht überschritten haben.
• Laufendes Kalenderjahr: Gesamtumsatz darf 100.000 Euro nicht überschreiten.

Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, kann bereits der überschreitende Umsatz nicht mehr unter die Steuerbefreiung fallen.

Da steuerliche Regeln geändert werden können, sollten Sie aktuelle Angaben im Zweifel mit Ihrem Steuerberater prüfen.

Stand: 2026.

Rechnungen ohne normalen Umsatzsteuerausweis

Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung werden die betroffenen Umsätze nach aktueller Rechtslage umsatzsteuerlich anders behandelt als bei der Regelbesteuerung.

RechnungDesk soll deshalb verhindern, dass versehentlich eine normale 19-%-Umsatzsteuerrechnung erstellt wird, wenn der Firmenmodus auf Kleinunternehmer eingestellt ist.

Stattdessen wird die passende steuerliche Behandlung verwendet.

Der Hinweistext auf Rechnungen sollte konfigurierbar sein, damit die Software auf zukünftige Rechtsänderungen reagieren kann.

Angebote und Rechnungen

Auch als Kleinunternehmer benötigen Sie einen professionellen Verkaufsprozess.

RechnungDesk unterstützt:

• Kunden
• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Rechnungen
• Gutschriften
• Mahnungen
• Zahlungsstatus

Ein Angebot kann später in eine Rechnung übernommen werden.

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer gehören grundsätzlich zum Kreis der Unternehmer und müssen sich daher mit dem Empfang strukturierter E-Rechnungen beschäftigen.

Für Leistungen von Kleinunternehmern besteht nach den aktuellen Regeln eine Ausnahme von der Pflicht, selbst eine E-Rechnung auszustellen.

Trotzdem kann es sinnvoll sein, XRechnung oder ZUGFeRD freiwillig erzeugen zu können – beispielsweise wenn ein Geschäftskunde dies wünscht.

RechnungDesk unterstützt deshalb E-Rechnungsfunktionen unabhängig davon, ob Sie aktuell gesetzlich zur Ausstellung verpflichtet sind.

E-Rechnung

E-Rechnungen empfangen und verständlich anzeigen

Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, soll RechnungDesk diese direkt öffnen können.

Sie sehen:

• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Datum
• Positionen
• Steuer
• Gesamtbetrag
• Zahlungsinformationen

Anschließend kann die Rechnung als Eingangsrechnung übernommen werden.

Einnahmen und Ausgaben

RechnungDesk hilft Ihnen, Einnahmen und betriebliche Ausgaben zusammenzuführen.

Sie können:

• Rechnungen erfassen
• Zahlungen zuordnen
• Belege speichern
• Lieferantenrechnungen verwalten
• Bankumsätze importieren
• Kategorien/Konten verwenden

Dadurch haben Sie Ihre Zahlen nicht auf verschiedene Tabellen und Ordner verteilt.

EÜR für Kleinunternehmer

Viele Kleinunternehmer ermitteln ihren Gewinn über die Einnahmenüberschussrechnung.

RechnungDesk stellt Einnahmen und Ausgaben aus den erfassten Daten gegenüber und ermöglicht eine EÜR-orientierte Auswertung.

Die Zahlen bleiben mit den jeweiligen Buchungen und Belegen verknüpft.

Bankumsätze ohne Live-Bankverbindung

Sie müssen Ihre Bank nicht dauerhaft mit RechnungDesk verbinden.

Stattdessen können Sie Kontoauszugsdaten importieren.

Unterstützte beziehungsweise vorgesehene Formate:

• CSV
• CAMT
• MT940

RechnungDesk schlägt anschließend passende Rechnungen und Ausgaben vor.

Wenn Sie später kein Kleinunternehmer mehr sind

Ihr Unternehmen kann wachsen.

Deshalb sollte ein Rechnungsprogramm nicht unbrauchbar werden, sobald sich Ihre steuerliche Situation ändert.

RechnungDesk ist so konzipiert, dass ein Wechsel zur Regelbesteuerung über zeitabhängige steuerliche Einstellungen abgebildet werden kann.

Alte Rechnungen bleiben mit ihrem damaligen steuerlichen Zustand unverändert.

Neue Rechnungen verwenden die neue Einstellung.

Häufige Fragen für Kleinunternehmer

Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?

Eine Rechnung muss die gesetzlich erforderlichen Rechnungsangaben enthalten. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung wird keine normale Umsatzsteuer wie bei der Regelbesteuerung ausgewiesen. Die aktuell passende Formulierung sollten Sie anhand der geltenden Rechtslage beziehungsweise mit Ihrem Steuerberater prüfen.

Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?

Nach der seit 2025 geltenden Neuregelung liegt die relevante Vorjahresgrenze grundsätzlich bei 25.000 Euro und die Grenze im laufenden Kalenderjahr bei 100.000 Euro.

Muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nach den aktuellen E-Rechnungsregeln besteht für Leistungen von Kleinunternehmern eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Empfangsfähigkeit und freiwillige Nutzung bleiben trotzdem relevant.

Kann RechnungDesk E-Rechnungen erstellen?

Ja. RechnungDesk unterstützt XRechnung und ZUGFeRD.

Kann ich RechnungDesk für die EÜR verwenden?

RechnungDesk ist für eine EÜR-orientierte Auswertung der erfassten Einnahmen und Ausgaben konzipiert.

Was passiert bei Wechsel zur Regelbesteuerung?

Die steuerliche Konfiguration sollte ab einem festgelegten Zeitpunkt geändert werden können, ohne alte finalisierte Rechnungen nachträglich umzuschreiben.

Rechnungen und Buchhaltung für Kleinunternehmer

Einfach starten. Lokal arbeiten. Mit dem Unternehmen wachsen.

Offizielle Quellen

BMF — FAQ E-Rechnung:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

BMF — Neufassung §19 UStG / Kleinunternehmerregelung:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/Umsatzsteuer-Anwendungserlass/2025-03-18-sonderregelung-kleinunternehmer.pdf